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Gemäß § 8 Abs. 13 der Satzung geben Vorstand und Präsidentin/Präsident sich eine gemeinsame Geschäftsordnung. Die Geschäftsordnung dient dazu, Regelungen der Satzung wo erforderlich zu vervollständigen und zu präzisieren. Diese Geschäftsordnung setzt voraus, dass ein Geschäftsführer/eine Geschäftsführerin ernannt wurde.
§ 1 Abs. 1
Der Vorstand wird gebildet aus Personen, die von den Mitgliedern von BID für diese Aufgabe benannt werden. Ihre Amtszeit wird von den sie entsendenden BID-Mitgliedern selbst festgelegt. (Satzung § 8 Abs.1). Dem Vorstand gehören außerdem der/die Präsident/-in und der/die Schatzmeister/-in an.
§ 1 Abs. 2
Die Mitgliederversammlung wählt jeweils für eine Dauer von drei Jahren eine Präsidentin/ einen Präsidenten sowie den/die Schatzmeister/in (Satzung § 7, Abs.2 a), die dem Kreis der Vorstandsmitglieder angehören können. Einmalige Wiederwahl ist möglich (Satzung § 9, Abs. 2,4). Die offizielle Bezeichnung als Präsident oder Präsidentin bzw. als Schatzmeister oder Schatzmeisterin entspricht jeweils dem Geschlecht der gewählten Person.
§ 1 Abs. 3
Die Mitgliederversammlung wählt ferner zwei stellvertretende Präsidentinnen/Präsidenten aus dem Kreis der Vorstandsmitglieder (Satzung § 7, Abs. 2 a und § 9, Abs. 2).
Es sind alle Aufgaben zu regeln, die nicht der Mitgliederversammlung durch die Satzung vorbehalten sind.
§ 2 Abs. 1
Der Vorstand beschließt die Richtlinien für die Arbeit von BID (§ 8 Abs. 4 der Satzung). Darüber hinaus ist er für alle allgemeinen und grundsätzlichen Fragen zuständig, soweit sie nicht aufgrund ihrer besonderen Bedeutung vom Vorstand auf die Mitgliederversammlung übertragen werden. Er bereitet die Mitgliederversammlung vor und berät im Vorwege die Tagesordnungspunkte.
§ 2 Abs. 2
Gemäß § 9 Abs. 1 der Satzung vertreten die Präsidentin/der Präsident sowie die Stellvertreter/innen BID gerichtlich und außergerichtlich. Die Stellvertreter/innen nehmen dies in enger Abstimmung mit der Präsidentin/dem Präsidenten wahr. Im Vertretungsfall ist der Vorstand bei Angelegenheiten von grundsätzlicher Bedeutung zu informieren.
§ 2 Abs. 3
Zu den Aufgaben des Präsidenten/der Präsidentin zählen insbesondere die
Einberufung von Sitzungen und Tagungen des Vorstandes
Ausführung von Beschlüssen des Vorstandes und der Mitgliederversammlung
Leitung der Sitzungen des Vorstandes
Jährliche Vorlage eines Tätigkeitsberichtes
Alle wichtigeren strategischen Fragen und wichtigere Angelegenheiten des operativen Geschäftes stimmt sie/er mit ihren/seinen Stellvertretern/Stellvertreterinnen ab.
§ 2 Abs. 4
Der Geschäftsführer/die Geschäftsführerin nimmt die laufenden Geschäfte mit Ausnahme der Bereiche wahr, die der/die Schatzmeister/in wahrnimmt und die aufgrund der satzungsmäßigen Vertretungsbefugnis vom Präsidenten/der Präsidentin bzw. seiner/ihrer Stellvertreter/innen wahrgenommen werden müssen.
Er/sie führt Beschlüsse der Mitgliederversammlung und des Vorstandes aus. Er/sie unterstützt die Präsidentin/den Präsidenten sowie ihre/seine Stellvertreter/innen in allen anfallenden Belangen von BID.
Insbesondere betreut er/sie das Projekt „Verleihung der Karl-Preusker-Medaille“, übernimmt die Geschäftsführung für die Programmkommission des Bibliothekskongresses und protokolliert die Vorstandssitzungen sowie die Mitgliederversammlungen.
Er/sie verwaltet das BID-Konto, arbeitet der Buchhaltung und dem Schatzmeister/der Schatzmeisterin zu und pflegt die BID-Website.
§ 2 Abs. 5
Der/die Schatzmeister/in hat insbesondere folgende Aufgaben:
§ 3 Abs.1
Der Vorstand tagt mindestens zweimal jährlich. Darüber hinaus sind Vorstandssitzungen von der Präsidentin/dem Präsidenten einzuberufen, wenn es nach ihrer/seiner Einschätzung die Sachlage erfordert oder es ein/e Stellvertreter/in oder mindestens 2 Vorstandsmitglieder unter Angabe von zu behandelnden Gegenständen schriftlich von ihr/ihm verlangen.
§ 3 Abs. 2
Der Vorstand wird von der Präsidentin/dem Präsidenten, im Vertretungsfall durch ihre/n/ seine/n Stellvertreter/in, unter Angabe der Tagesordnung und mit den Anlagen mit einer Frist von in der Regel 2 Wochen eingeladen. In Eilfällen sollen Unterlagen mindestens 3 Werktage vorher an die Vorstandsmitglieder verschickt sein. Es soll ein mittelfristiger Terminplan im Vorstand abgestimmt werden.
§ 3 Abs. 3
Die Präsidentin/der Präsident bzw. eine/r ihrer/seiner Stellvertreter/innen leitet die Sitzung des Vorstandes.
§ 3 Abs. 4
Der Vorstand ist beschlussfähig bei Anwesenheit der Hälfte der Stimmen (§ 8 Abs. 8 Satz 2 der Satzung).
§ 3 Abs. 5
Der Vorstand fühlt sich primär dem Konsensprinzip verpflichtet. Bei unterschiedlichen Ansichten in Sachfragen sind Kompromisslösungen anzustreben.
Der Vorstand fasst seine Beschlüsse mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Stimmgleichheit gilt als Ablehnung. Stimmenthaltungen gelten als abgegebene Stimmen (§ 8 Abs. 9 der Satzung).
Eine einheitliche Stimmenabgabe bei den einzelnen Verbandsmitgliedern ist von den jeweiligen Verbänden intern zu regeln.
§ 3 Abs. 6
Im Ausnahmefall (z.B. bei Eilbedürftigkeit) kann ein Beschluss durch die Präsidentin/den Präsidenten im Umlauf herbeigeführt werden (§ 8 Abs. 10 der Satzung). Dieses Verfahren kann im jeweiligen Einzelfall vom Vorstand mit einfacher Mehrheit abgelehnt werden. Dann ist die Entscheidung in der nächsten Vorstandssitzung herbeizuführen.
§ 3 Abs. 7
In Angelegenheiten, die in besonderem Maße die Interessen eines Mitgliedes betreffen, kann dieses Mitglied auch von der Mehrheit der Vorstandsmitglieder nicht überstimmt werden. (§ 8 Abs. 11 der Satzung)
§ 3 Abs. 8
Neben den Aufgaben gemäß § 2 Abs. 1 dieser GO dienen die Vorstandssitzungen auch dem Informationsaustausch zwischen den Mitgliedern. Dies geschieht in der Regel durch elektronische Kommunikation oder direkten Austausch in persönlichen oder digitalen Vorstandssitzungen. Die Ständige Kommission Bibliothek und Information International (BII) legt zu jeder Vorstandssitzung einen schriftlichen Bericht vor.
§ 3 Abs. 9
Der Geschäftsführer/die Geschäftsführerin erstellt ein Protokoll der Vorstandssitzung und legt es der Sitzungsleiterin/dem Sitzungsleiter zur Gegenzeichnung vor. Danach wird es an die Vorstandsmitglieder per E-Mail versandt. Das Protokoll gilt als beschlossen, wenn nicht innerhalb von 4 Wochen nach dem Versand Widerspruch eingelegt wird.
§ 4 Abs. 1
Die Bearbeitung der anfallenden Aufgaben und Sachthemen beruht auf dem Prinzip der Arbeitsteilung und Kooperation zwischen den Mitgliedern. Auf den Vorstandssitzungen werden die Themen laut Tagesordnung diskutiert und ihre weitere Behandlung festgelegt, wobei die fachliche Kompetenz der Vorstandsmitglieder und Gäste besonders berücksichtigt wird.
Der Vorstand kann zu bestimmten Sachfragen sachkundige Personen als zeitweilige oder ständige Gäste ohne Stimmrecht zu den Vorstandssitzungen hinzuziehen und ihnen Aufgaben übertragen.
§ 4 Abs. 2
Für bestimmte Themen kann der Vorstand die Bildung einer Arbeitsgruppe beschließen. Solche Arbeitsgruppen setzen sich in der Regel aus Mitgliedern des Vorstands zusammen, externe Fachleute können hinzugezogen werden. Die Arbeitsgruppen berichten dem Vorstand jeweils auf den Vorstandssitzungen über die Zwischen- und Endergebnisse ihrer Tätigkeit.
§ 4 Abs. 3
Die Arbeitsgruppen erledigen ihre Aufgaben grundsätzlich auf dem Wege der elektronischen Kommunikation. Falls ein persönliches Treffen unvermeidlich ist, übernehmen die Mitglieder die Reisekosten für diejenigen Mitglieder der Arbeitsgruppe, die zugleich Vorstandsmitglieder sind; für die externen Gäste kann BID die Reisekosten nach vorheriger Beschlussfassung des Vorstandes und Abstimmung mit der Geschäftsstelle übernehmen.
§ 4 Abs. 4
Für die Kongresse benennt der Vorstand rechtzeitig eine Programmkommission, der jeweils ein/e Vertreter/in der Mitglieder sowie Vertreter/innen des Ortskomitees und gegebenenfalls externe Gäste angehören.
§ 4 Abs. 5
Die Vertretung von BID in nationalen und internationalen Organisationen und Gremien wird arbeitsteilig durch einzelne Mitglieder des Vorstands gemäß dessen Beschluss wahrgenommen. Es können auch externe Fachleute mit der Repräsentanz von BID beauftragt werden. Die Vertreter/innen berichten über ihre Tätigkeit in schriftlichen Kurzberichten zu den Vorstandssitzungen. Die Reisekosten der Vertreter/innen in externen Gremien übernimmt BID.
§ 4 Abs. 6
Soweit BID Reisekosten erstattet, richtet sich die Erstattung nach dem jeweils geltenden Bundesreisekostengesetz.
„Von allen Welten, die der Mensch erschaffen hat, ist die der Bücher die Gewaltigste.“
